Главная > Полезная информация > Автобусы и микроавтобусы > Заказ автобуса для организаций: оформление и документы

Заказ автобуса для организаций: оформление и документы

При аренде автобусов с водителем сотрудничество между юридическими лицами оформляется с учетом ряда требований. Организация-перевозчик со своей стороны готовит пакет документов, необходимый для выполнения перевозок. Также предоставляется документация, которая позже используется для учета затрат на аренду транспортного средства в бухгалтерии арендатора.

Документы для оформления заявки на заказ автобуса

Требования к оформлению заказа на аренду автобуса с водителем каждый перевозчик устанавливает самостоятельно. Организации могут принимать такие заказы в устной форме. Чаще заказчик отправляет заявку по e-mail или с помощью форм обратной связи.

В такой заявке указывают:

  • дату заказа и продолжительность аренды;
  • класс, марку и модель выбранного автобуса;
  • требуемое количество пассажирских мест, прочие пожелания к характеристикам транспорта;
  • адрес, на который нужно подать автобус;
  • данные об организации-заказчике.

Последний пункт важен, потому что на его основании перевозчик будет составлять договор аренды, фрахтования или заказ-наряд.

Автобус Мерседес

Юридическое лицо при аренде транспортного средства передает арендодателю следующие сведения:

  • наименование организации;
  • юридический и фактический адреса;
  • контактные данные;
  • ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО, ОКВЭД, ОКАТО;
  • ФИО и должность руководителя;
  • данные об уполномоченном банке (наименование, адрес, контакты);
  • банковские реквизиты (расчетный счет, с которого будет выполнена оплата услуг).

Организация-перевозчик на основе этих данных готовит договор аренды. Такие договоры являются типовыми. Их содержание может изменяться в соответствии с условиями сотрудничества (разовая поездка или регулярные перевозки сотрудников). В договоре прописывается ответственность сторон, их права и обязанности, стоимость аренды и т.п. В этом документе должно быть указано, что арендодатель принимает на себя расходы, связанные с покупкой ГСМ, оплатой услуг водителя, содержанием транспортного средства и т.п. Арендатор обязуется выплатить арендную плату. Договор подписывают минимум в двух экземплярах и заверяют печатями организаций. Один экземпляр передается клиенту, другой остается у исполнителя.

Документы для перевозок пассажиров автобусом

Организация-перевозчик выдает водителю набор документов:

  • путевой лист (описывает маршрут автобуса, заполняется по требованиям Министерства транспорта и МВД);
  • экземпляр договора аренды;
  • диагностическая карта на арендованный транспорт;
  • копия договора о страховании пассажиров (вместе с приложениями);
  • копии документов организации-перевозчика (выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации, если оформлялась — лицензия);
  • документы водителя: водительское удостоверение (категория D и трудовой договор);
  • свидетельство о регистрации транспорта, полис страхования ОСАГО;
  • карта водителя (в случае, если на автобусе установлен электронный тахограф).

По опыту работы транспортной компании «Спектр Такси», такого перечня документов достаточно при перевозке взрослых пассажиров. Если осуществляется заказ автобуса для группы детей, потребуются дополнительные бумаги.

Порядок оплаты аренды автобуса и учет расходов

При оформлении заявки на аренду автобуса или заключении договора организация-перевозчик передает клиенту платежные данные. Это может быть распечатанная квитанция для оплаты услуг или данные о расчетном счете, наименовании, стоимости услуг. Обычно передается готовый платежный документ, копии которого далее используются при учете затрат. Возможна оплата услуг наличными в пределах установленных законодательством лимитов. В этом случае организация-перевозчик выдает клиенту документы об оплате (чеки, ПКО и т.п.).

Салон автобуса

В такой ситуации расходы учитываются организациями как затраты на аренду транспортных средств с водителем. В бухгалтерии их проводят следующим образом.

  • начисления выполняются по дебету счета 20 (Основное производство) или 26 (Общехозяйственные расходы) и кредиту счета 60 (Расчеты с поставщиками и подрядчиками) или 76 (Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, при наличии задолженности по арендной плате);
  • бухгалтер может принять НДС к вычету, если транспорт арендуется у организации, которая использует основной режим налогообложения. Для этого используются выставленные счета-фактуры;
  • с сумм арендной платы не уплачиваются страховые взносы;
  • при исчислении налога на прибыль стоимость заказа автобусов (транспортных средств) вычитается из налогооблагаемой базы.

Транспортная компания «Спектр Такси» предлагает организациям заказ автобусов с водителем. Наши сотрудники подготовят необходимые для сотрудничества документы в сжатые сроки. У нас действуют выгодные цены и на разовую аренду автобусов, и на регулярное транспортное обслуживание.